Guida ai Convegni, Congressi e Meeting

Che cos'è un convegno

Un convegno è l'atto di riunirsi in un luogo prestabilito al fine di discutere una particolare disciplina, scientifica e non. Esistono infatti vari tipi di convegni, per esempio i convegni di medicina e chirurgia oppure i convegni sull'economia, sulla sicurezza e su moltissime altre materie. I convegni sono presieduti da esperti in materia, che vengono definiti con il nome di "relatori". Sono guidati da un programma, il quale si articola in base alle aree tematiche da affrontare durante la giornata ma possibile stabilire che ogni relatore avrà a disposizione 1-2 ore per presentare l'argomento. Tipica di un convegno è l'interazione fra relatori e pubblico, con scambio di domande e risposte, opinioni e considerazioni di vario genere. I convegni si tengono spesso durante il week end, per consentire al pubblico interessato di potervi partecipare, pertanto l'agenzia di organizzazione dei convegni prestabilirà un rapporto di partnership con degli hotel e alberghi della zona consentendo ai partecipanti di alloggiare a prezzi favorevoli. Nella quota di iscrizione è spesso prevista la quota per il pernottamento in hotel, chiaramente nell'eventualità che il convegno si protragga per più di una giornata.

Che cos'è un congresso

Un congresso è un incontro ufficiale fra studiosi, scienziati, politici o capi di stato al fine di discutere un'argomentazione di interesse comune. Si differenzia dal convegno in quanto non si discute e si istruisce il pubblico in merito ad un dato argomento che può essere molto vasto, piuttosto ha più uno scopo divulgato informativo sulla presentazione di un prodotto, di un servizio o di un argomento di interesse pubblico come per esempio la salute, la politica e così via. E' possibile che un congresso sia presieduto da un solo relatore, come per esempio il leader di una fazione politica oppure il rappresentante di un ente culturale, oppure un dottore. Valgono le stesse considerazioni riportare poco sopra, con la differenza che è più probabile che un congresso duri una singola giornata.

Dove si svolgono i convegni e i congressi

I convegni e i congressi si svolgono in specifiche e variabili location, cioè luoghi dove appunto si svolgono gli incontri. Tipiche location possono essere grandi e noti alberghi di lusso, come per esempio la catena "The Westine Palace", oppure nei centri convegni o nei centri congressi adibiti al caso. Fra le due scelte possibili dobbiamo analizzare vantaggi e svantaggi, per capire quale possa essere la giusta la location da scegliere. Nel caso di un prestigioso hotel, la prima cosa da analizzare sono i costi. Bisogna calcolare infatti che il marchio di prestigio "si paga", pertanto il conto potrebbe essere più salato. Inoltre c'è da dire che negli hotel le stanze adibite a convegni e congressi non sono realizzate a quest'unico scopo ma possiamo definirle come stanze jolly, spesso infatti le medesime stanze sono utilizzate per matrimoni, cene e feste. Questo implica che non ci siano tutte le caratteristiche tipiche di una sala convegni o di una sala congressi. L'impianto audio, se necessario, potrebbe essere di scarsa qualità. La necessità di strumentazione tecnica come una connessione ad internet od un proiettore potrebbe essere assente, le postazioni per i partecipanti scomoda o ancora la temperatura della stanza non ideale. A favore della scelta di un hotel per convegni e congressi c'è l'immagine positiva che i partecipanti possono avere vedendo accorpati il nome della vostra società o dell'evento al nome dell'hotel, oltre che in taluni casi a servizi aggiuntivi professionali come il guardaroba. Da un punto di vista logistico infine, può essere più comodo poter organizzare il convegno o il congresso presso un unico centro in quanto certamente i più prestigiosi hotel hanno una cucina interna che può dedicarsi al catering, un servizio caffetteria, un parcheggio custodito e il vantaggio che la location sia raggiunta da molti mezzi pubblici.

Nel caso invece di un centro convegni o di un centro congressi si ha il concreto vantaggio che la location sia stata studiata appositamente, ciò presuppone che certamente non ci saranno problemi tecnici, che verrà offerta assistenza da personale tecnico qualificato che conosce la strumentazione presente nelle sale, che piccoli accorgimenti come l'intensità della luce o la temperatura delle sale non risultino sgradevoli agli spettatori. Detto questo è necessario esplicitare che è d'obbligo organizzare qualsiasi tipo di convegno o congresso in importanti città, facilmente servite da mezzi pubblici, treni, autostrade ed aeroporti. Alcune tipiche città per convegni e congressi sono: Milano, Roma, Firenze, Bologna, Napoli, Verona, Parma. In genere comunque le regioni preferite per i convegni e i congressi sono la Lombardia, zona industriale, il Veneto, altra zona industriale, il Lazio, specialmente per convegni e congressi sull'arte e beni culturali oltre che per congressi di medicina.

L'organizzazione di un convegno o di un congresso

Sono moltissime le tappe a cui bisogna prestare attenzione nell'organizzazione di un congresso o di un convegno, per questo molto spesso è utile delegare il compito ad una agenzia specializzata. Possiamo suddividere il tutto in tre punti fondamentali:

• Servizi precongressuali
• Servizi congressuali
• Servizi post congressuali

Servizi precongressuali

Si tratta di tutti i servizi che interessano tutte le operazioni antecedenti la messa in opera del congresso o del convegno. In questa categoria rientrano in particolare:

• Studio grafico e tipografico: E' lo studio dell'immagine grafica dell'evento, che va dall'elaborazione degli inviti alle locandine, allo studio dei programmi allo studio del sito web di riferimento, oltre che la progettazione e stampa dei biglietti di ingresso, attestati, pass per la stampa, pubblicità..
• Gestione del budget ed assistenza amministrativa: In base al budget dichiarato viene selezionata accuratamente ogni singola piccolezza, dal centro convegni alla distribuzione del caffè, alla stampa dei biglietti al servizio parcheggio e quant'altro. Con l'assistenza amministrativa invece si gestisce autonomamente la fatturazione ed il rapporto di coordinazione dei vari enti interessati alla realizzazione dell'evento.
• Marketing: In base all'obiettivo da raggiungere viene elaborata una strategia di marketing da attuare all'evento al fine di conseguire gli obiettivi specificati. Viene gestita la pubblicità, la stampa e la distribuzione di volantini, la presentazione online dell'evento, la pubblicità su portali e riviste a tema e quant'altro.
• Ricerca della location: Viene cercata, trovata e scelta la location più adatta sia al tipo di evento che al budget in gioco cercando di soddisfare il bacino di utenza che si rivolgerà all'evento.
• Gestione dei contatti: Ogni tipo di contatto con pubblicità, enti, agenzie esterne, sponsor, clienti viene gestita autonomamente insieme alla creazione di una mailing list o di un sito web di presentazione dell'evento, l'invio delle locandine nonchè i rapporti di partnership con hotel convenzionati, con i noleggiatori del materiale per il congresso eccetera.
• Servizio di segreteria: Per tutto il periodo di organizzazione è necessario un servizio di segreteria atto a poter gestire le iscrizioni e per rispondere ai dubbi più frequenti degli utenti al fine di offrire un servizio efficace alle aspettative.

Servizi congressuali

• Allestimento della sala congressi: In base al tipo di congresso o convegno che si va a realizzare sarà necessario studiare un allestimento specifico della sala, per ricalcare l'immagine che si vuole dare dell'evento ed essere in sintonia con l'immagine aziendale: verranno curate quindi le decorazioni, l'arredamento, eventuali spazi espositivi e le zone di coffee break.
• Catering: Un importante ruolo nella riuscita di un convegno o di un congresso è quello della ristorazione. E' possibile organizzare un cocktail di benvenuto, un aperitivo, un coffee break, una cena o un pranzo oltre che la possibilità di offrire una sessione privata magari durante una prestigiosa cena fra pochi intimi.
• Noleggio strumentazione e impianti: Può essere necessario noleggare impianti di vario tipo, dal semplice proiettore o lavagnetta magnetica a strumentazioni professionali come videocamere, servizi di traduzione simultanea o impianti audio o sistemi di videoconferenza.
• Servizi di segreteria congressuale: Rientrano nella categoria tutti i servizi come centro informazioni, assistenza clienti e relatori, gestione e distribuzione di materiale informativo oltre che gestione e consegna di attestati o gadget promozionali.
• Servizi di guardaroba e di sicurezza: Specie nelle stagioni invernali può essere buona idea prenotare un servizio guardaroba per poter consentire agli utenti di lasciare comodamente le giacche o borse (pensiamo anche agli utenti che possono arrivare da lontano) in custodia. Può essere necessario anche un servizio di sicurezza con persone specifiche, buttafuori o bodyguard per relatori di importanza o personaggi pubblici.
• Hostess: La scelta delle hostess ha una valenza molto importante in quanto nella società moderna viene data sempre più importanza alla femminilità. Molte agenzie forniscono il servizio, fornendo un vasto portfolio di modelle da cui poter scegliere le più consone all'evento.
• Gestione pernottamento in hotel: Bisognerà gestire la logistica del pernottamento in hotel, anticipatamente scelto per poter organizzare il congresso. Sarà infine necessario occuparsi del trasporto degli utenti all'albergo.
• Interpreti: Può essere necessaria la presenza di interpreti per più lingue europee ed orientali.

Servizi post congressuali

• Gestione contabilità e amministrazione: Viene completato il calcolo contabile, l'esame del budget e viene generato un report in cui si analizzano i costi, le entrate, le spese non calcolate, la presenza e la riuscita del congresso o del convegno.
• Traduzione e trascrizione atti e resoconti: Vengono scritti in lingua madre, pubblicati su internet o distribuiti i reconti e il materiale informativo sull'evento. Inoltre in caso di necessità vengono tradotti i documenti per l'estero.
• Raccolta feedback, critiche e consigli: Come ultimo passo si raccolgono via moduli informativi o via internet i feedback dell'evento, al fine di migliorare le performance per eventuali nuovi congressi e convegni.

Corsi per congressi e convegni

I relatori di un convegno o di un congresso hanno il compito di suscitare interesse ed attenzione nel pubblico, oltre che di presentare con efficacia gli argomenti in poco tempo. Per prepararsi professionalmente all'incarico sarà necessario frequentare dei corsi per parlare in pubblico, corsi per relatori e più in generale corsi che possano insegnare un metodo di porsi. Certo che l'esperienza svolge un ruolo fondamentale, è comunque consigliabile una preparazione specifica e nel caso ci si rivolga a relatori esterni, poterne verificare l'esperienza tramite attestati di frequenza a seminari o corsi specifici.